Aici configurezi parametrii de bază ai aplicației „Registro presenze Quercus”, astfel încât toate celelalte module să folosească aceleași reguli.
- Denumire internă aplicație – numele cu care apare în antet și în rapoarte.
- An de lucru curent – anul pentru care se calculează soldurile de concedii și rapoartele implicite.
- Fus orar – asigură afișarea corectă a orei de intrare/ieșire, mai ales dacă folosești aplicația de pe dispozitive diferite.
- Format dată – de exemplu: zz.ll.aaaa sau aaaa-ll-zz; influențează toate listele și rapoartele.
- Format oră – 24h (recomandat) sau 12h, folosit în registru, rapoarte și istoricul angajaților.
- Limbă interfață – stabilește limba textelor standard din aplicație.
- Monedă – opțional, utilizată dacă legi orele lucrate de costuri sau bugete.
După ce modifici aceste setări generale, verifică pe paginile Registru zilnic și Rapoarte că formatele de dată și oră arată așa cum îți dorești.
Programul standard de lucru este modelul de bază folosit atunci când nu există un program specific pentru un anumit angajat sau o anumită zi.
- Zile lucrătoare – bifează zilele din săptămână în care, în mod normal, se lucrează (de ex.: luni–vineri).
- Ore de început și sfârșit – setează intervalul orar implicit pentru fiecare zi lucrătoare (de ex.: 09:00–17:00).
- Durata pauzei – stabilește pauza standard (de ex.: 30 sau 60 de minute) și dacă este scăzută automat din orele lucrate.
- Zile nelucrătoare – marchează sâmbăta, duminica sau alte zile ca nelucrătoare; acestea vor apărea separat în rapoarte.
- Sărbători legale – adaugă lista de sărbători pe ani; în aceste zile programul standard este ignorat sau tratat ca liber plătit, după regulile tale.
După actualizarea programului standard, verifică în pagina Registru zilnic cum sunt precompletate orele pentru zilele noi.
Regulile de calcul determină cum sunt transformate orele marcate în registru în ore lucrate, ore suplimentare și abateri.
- Prag ore suplimentare – numărul de ore pe zi sau pe săptămână peste care diferența este marcată ca „suplimentar”.
- Rotunjire ore – stabilește pasul de rotunjire (de ex.: 5, 10 sau 15 minute) și modul de rotunjire (în sus, în jos sau la cel mai apropiat pas).
- Întârzieri la sosire – definește toleranța (de ex.: primele 5 minute nu se marchează) și de la ce minut întârzierea apare în rapoarte.
- Plecări anticipate – similar cu întârzierile: cât se acceptă fără avertizare și când se marchează ca abatere.
- Intervale lipsă – cum tratezi lipsurile dintre două înregistrări (se scad din orele lucrate sau se ignoră).
După ajustarea regulilor, generează un raport de test în pagina Rapoarte pentru a verifica dacă orele suplimentare și abaterile apar corect.
Aici stabilești cum sunt gestionate concediile și soldul de zile pentru fiecare angajat.
- Tipuri de concedii – de ex.: odihnă, medical, fără plată, evenimente speciale; fiecare tip poate avea o culoare distinctă în rapoarte.
- Zile standard pe an – numărul de zile de concediu de odihnă acordate unui angajat într-un an complet.
- Proporționalizare – dacă noii angajați primesc zile de concediu proporționale cu perioada lucrată în an.
- Report între ani – dacă și câte zile de concediu neefectuate se pot transfera în anul următor.
- Scădere automată din sold – când marchezi concediul în Registru zilnic, sistemul scade automat zilele din soldul angajatului.
- Blocare peste sold – opțional, poți interzice introducerea de concedii peste sold sau doar le poți marca separat în rapoarte.
După modificarea regulilor, verifică pe pagina Angajați, în secțiunea de istoric concedii și sold, dacă valorile sunt calculate așa cum ai nevoie.
Setările de securitate și backup te ajută să protejezi accesul la registru și să nu pierzi datele introduse.
- Parolă de acces – definește o parolă puternică pentru acces la aplicație; schimb-o periodic.
- Blocare după inactivitate – stabilește după câte minute de inactivitate se închide sesiunea.
- Backup automat – activează salvarea periodică a datelor (de ex.: zilnic sau săptămânal) într-un fișier local sau cloud.
- Export manual – folosește opțiunea de export atunci când vrei o copie suplimentară înainte de modificări majore de setări.
- Restaurare din backup – păstrează cel puțin o copie recentă și una mai veche, pentru a putea reveni în caz de eroare la introducerea datelor.
Recomandare: testează o restaurare dintr-un fișier de test înainte de a te baza pe procedura de backup în producție.
După ce ai configurat setările generale, programul de lucru și regulile de calcul, folosește legăturile de mai jos pentru a verifica efectele în modulele principale ale aplicației.