Această politică de confidențialitate descrie modul în care sunt colectate, utilizate și protejate datele personale de prezență și concedii ale angajaților în cadrul registrului intern Registro presenze Quercus. Aplicația este utilizată exclusiv în scop intern, de către proprietar, pentru gestionarea pontajului zilnic, a concediilor și a absențelor.
Politica se aplică tuturor datelor privind prezența și concediile înregistrate în sistem, indiferent de forma în care sunt păstrate (electronic sau copii de siguranță). Utilizarea registrului implică respectarea prezentei politici și a legislației aplicabile în materie de protecția datelor cu caracter personal (inclusiv GDPR, acolo unde este cazul).
Politica se aplică tuturor datelor privind prezența și concediile înregistrate în sistem, indiferent de forma în care sunt păstrate (electronic sau copii de siguranță). Utilizarea registrului implică respectarea prezentei politici și a legislației aplicabile în materie de protecția datelor cu caracter personal (inclusiv GDPR, acolo unde este cazul).
În registrul de prezență Quercus sunt prelucrate exclusiv date necesare pentru evidența timpului de lucru și a concediilor angajaților. Acestea pot include, în principal:
Nu se introduc în acest registru categorii speciale de date (de exemplu date sensibile) decât în măsura în care acest lucru este impus de lege și strict necesar pentru justificarea absențelor (de exemplu mențiunea generică de „concediu medical”, fără detalii despre diagnostic).
- date de identificare de bază: nume și prenume ale angajatului;
- identificatori interni: cod intern de angajat sau alt identificator folosit în aplicație;
- date privind prezența zilnică: zile lucrate, ore de început și sfârșit ale programului, pauze, eventuale ore suplimentare;
- date privind concediile: solicitări de concediu, tipul de concediu (odihnă, medical, alte tipuri permise de regulamentele interne), perioade aprobate și sold de zile de concediu;
- date privind absențele: absențe motivate sau nemotivate, întârzieri, ieșiri anticipate;
- informații tehnice minime: date despre accesul la aplicație (de exemplu data și ora actualizării înregistrărilor), necesare pentru jurnalizare internă.
Nu se introduc în acest registru categorii speciale de date (de exemplu date sensibile) decât în măsura în care acest lucru este impus de lege și strict necesar pentru justificarea absențelor (de exemplu mențiunea generică de „concediu medical”, fără detalii despre diagnostic).
Datele de prezență și concedii sunt prelucrate exclusiv pentru următoarele scopuri legitime:
Temeiul juridic al prelucrării acestor date este, în principal:
Datele nu sunt utilizate pentru profilare automatizată și nu sunt folosite în alte scopuri decât cele menționate mai sus, cu excepția cazului în care există un nou temei legal sau consimțământ explicit, acolo unde legea îl solicită.
- evidența corectă a timpului de lucru al fiecărui angajat;
- gestionarea cererilor și soldului de concedii de odihnă și a altor tipuri de concediu;
- îndeplinirea obligațiilor legale legate de timpul de muncă, pontaj și raportări către autorități, acolo unde este cazul;
- organizarea internă a activității și planificarea resurselor (programări de concedii, acoperirea schimburilor etc.).
Temeiul juridic al prelucrării acestor date este, în principal:
- îndeplinirea unei obligații legale a angajatorului în legătură cu evidența timpului de lucru și a absențelor;
- executarea și gestionarea relației de muncă dintre angajat și angajator;
- interesul legitim al angajatorului de a avea o evidență clară, exactă și centralizată a prezenței și concediilor, fără a afecta în mod disproporționat drepturile și libertățile angajaților.
Datele nu sunt utilizate pentru profilare automatizată și nu sunt folosite în alte scopuri decât cele menționate mai sus, cu excepția cazului în care există un nou temei legal sau consimțământ explicit, acolo unde legea îl solicită.
Datele de prezență și concedii sunt stocate în aplicația online Registro presenze Quercus, într-un mediu controlat de proprietar. Copiile de siguranță (backup) pot fi păstrate pe suporturi electronice suplimentare, gestionate tot de către proprietar, în scop de protecție împotriva pierderii accidentale de date.
Perioada de păstrare a datelor este stabilită astfel încât să respecte obligațiile legale privind arhivarea documentelor de muncă și să țină cont de eventuale termene de prescripție pentru revendicări legate de raportul de muncă. În mod obișnuit:
După expirarea perioadelor relevante, datele pot fi șterse, anonimizate sau arhivate într-o formă care nu mai permite identificarea directă a persoanei, în măsura permisă de legislația aplicabilă.
Perioada de păstrare a datelor este stabilită astfel încât să respecte obligațiile legale privind arhivarea documentelor de muncă și să țină cont de eventuale termene de prescripție pentru revendicări legate de raportul de muncă. În mod obișnuit:
- datele de prezență zilnică sunt păstrate pe durata relației de muncă și pentru o perioadă suplimentară rezonabilă (de exemplu câțiva ani) după încetarea acesteia, în conformitate cu legea aplicabilă;
- datele referitoare la concedii și soldul de concediu sunt păstrate pe durata raportului de muncă și perioada necesară pentru clarificarea oricăror neconcordanțe legate de drepturile la concediu.
După expirarea perioadelor relevante, datele pot fi șterse, anonimizate sau arhivate într-o formă care nu mai permite identificarea directă a persoanei, în măsura permisă de legislația aplicabilă.
Proprietarul registrului Quercus ia măsuri rezonabile pentru a proteja datele de prezență și concedii împotriva accesului neautorizat, pierderii sau modificării neautorizate. Măsurile pot include, fără a se limita la:
Deși se depun eforturi rezonabile pentru protejarea datelor, niciun sistem informatic nu poate garanta securitatea absolută. În cazul în care este identificat un incident de securitate cu impact asupra datelor personale, se vor lua măsurile necesare pentru limitarea efectelor și, dacă este cazul, se vor adopta măsuri suplimentare de protecție.
- protejarea accesului la aplicație prin parolă și, unde este posibil, prin mecanisme suplimentare de autentificare;
- limitarea accesului la registru doar la proprietar sau la persoanele expres autorizate de acesta, în baza nevoilor de serviciu;
- utilizarea de copii de siguranță (backup) periodice pentru a preveni pierderea definitivă a datelor;
- actualizarea periodică a parolelor și respectarea bunelor practici de securitate informatică;
- evitarea stocării datelor de prezență pe dispozitive nesecurizate sau în locații accesibile persoanelor neautorizate.
Deși se depun eforturi rezonabile pentru protejarea datelor, niciun sistem informatic nu poate garanta securitatea absolută. În cazul în care este identificat un incident de securitate cu impact asupra datelor personale, se vor lua măsurile necesare pentru limitarea efectelor și, dacă este cazul, se vor adopta măsuri suplimentare de protecție.
Persoanele ale căror date sunt înregistrate în registrul de prezență Quercus (angajații) au, în condițiile prevăzute de legislația aplicabilă în materie de protecția datelor, următoarele drepturi în legătură cu datele lor personale:
Exercitarea acestor drepturi se face printr-o solicitare adresată proprietarului registrului, utilizând datele de contact indicate în secțiunea următoare. Răspunsul va fi oferit într-un termen rezonabil și în limitele impuse de obligațiile legale de păstrare a anumitor date.
- dreptul de acces – de a solicita informații cu privire la datele de prezență și concedii înregistrate despre propria persoană;
- dreptul la rectificare – de a solicita corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete;
- dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”) – în măsura în care păstrarea datelor nu mai este necesară pentru îndeplinirea obligațiilor legale sau pentru apărarea unor drepturi în instanță;
- dreptul la restricționarea prelucrării – în anumite situații, de exemplu atunci când se contestă exactitatea datelor, pentru perioada necesară verificării;
- dreptul la opoziție – acolo unde prelucrarea se bazează pe interes legitim, cu prezentarea motivelor legate de situația particulară a persoanei;
- dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere competentă, dacă persoana consideră că datele sale au fost prelucrate cu încălcarea legislației aplicabile.
Exercitarea acestor drepturi se face printr-o solicitare adresată proprietarului registrului, utilizând datele de contact indicate în secțiunea următoare. Răspunsul va fi oferit într-un termen rezonabil și în limitele impuse de obligațiile legale de păstrare a anumitor date.
Pentru orice întrebări, solicitări sau clarificări legate de această politică de confidențialitate sau de modul în care sunt prelucrate datele de prezență și concedii, vă rugăm să contactați proprietarul registrului Quercus la adresa de email:
quercusdelivery@gmail.com
În mesaj, descrieți pe scurt solicitarea dumneavoastră (de exemplu: acces la date, rectificare, ștergere, explicații suplimentare). Veți primi un răspuns într-un termen rezonabil, cu respectarea tuturor obligațiilor legale aplicabile în materie de protecția datelor personale.
quercusdelivery@gmail.com
În mesaj, descrieți pe scurt solicitarea dumneavoastră (de exemplu: acces la date, rectificare, ștergere, explicații suplimentare). Veți primi un răspuns într-un termen rezonabil, cu respectarea tuturor obligațiilor legale aplicabile în materie de protecția datelor personale.